Arquivamento de facturas em suportes electrónicos

A Direcção-Geral dos Impostos (DGCI) esclareceu algumas questões relacionadas com os procedimentos a adoptar para arquivamento de facturas em suportes electrónicos, de acordo com as regras publicadas em 2007.

Em causa estão as condições a observar na transposição dos ficheiros informáticos produzidos pelos programas de facturação para suportes electrónicos não regraváveis, destinados a substituir, para efeitos fiscais, os respectivos arquivos em papel.

Neste âmbito, a DGCI esclarece que quando uma empresa emite facturas ou documentos equivalentes, talões de venda ou quaisquer outros documentos com relevância fiscal, e os entrega ao seu cliente, em papel, pode arquivar directamente em formato electrónico, imagens desses documentos originais, sem necessidade de imprimir cópias para arquivo, desde que sejam cumpridas as condições técnicas exigidas para este efeito.

No entanto, os documentos contabilísticos recebidos pelas empresas, como facturas ou documentos equivalentes, os talões de venda ou quaisquer outros documentos com relevância fiscal, recebidos pelas empresas, ainda que processados por computador pela empresa que os emitiu, não podem ser de imediato sujeitos a arquivamento electrónico.

Estes documentos terão de ser mantidos em papel, pelo menos, durante três anos. Findo este prazo as empresas poderão requerer ao Director-Geral dos Impostos, a autorização prévia para a sua substituição, para efeitos fiscais, por microfilmes ou suportes digitalizados.

O formato dos ficheiros que suportam o arquivo electrónico, deve permitir a disponibilização de imagens que garantam a sua autenticidade, ser identificados por um número sequencial e impedir nova gravação em substituição do original, bem como a perda de informação ou alteração das imagens nele contidas. Desde que estas condições estejam asseguradas, o ficheiro não tem de ter o formato Portable Document Format (PDF):

As segundas vias de facturas ou documentos equivalentes, de talões de venda ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal, arquivados electronicamente, serão fornecidas aos clientes, através da impressão a partir do respectivo original armazenado electronicamente, não tendo de ser arquivadas electronicamente, sem prejuízo do controlo que a empresa entenda efectuar quanto à sua emissão.

O suporte electrónico deverá conter um número de série, alfabético, numérico ou alfanumérico, que o identifique. Os suportes previstos na lei, para este efeito são, nomeadamente, o CD-ROM ou o DVD-ROM.

A utilização para este efeito de suportes do tipo disco (rígido, magnético), nos quais seriam gravados os ficheiros relativos a cada exercício de um sujeito passivo, permitindo assim o armazenamento, nesse tipo de suporte, de vários exercícios de diversos sujeitos passivos, designadamente por empresas de contabilidade, não é, actualmente, permitida por lei.